Vaak kijken mensen vreemd op als je in detail uitlegt wat het inhoudt om vrijwilliger bij scouting te zijn. Dat je er voor kiest om elke week een paar uur spellen te doen met kinderen of jongeren of om ze iets te leren, dat is vaak nog wel goed voor te stellen. Waar niet iedereen bij stil staat is dat de opkomsten niet kant en klaar in de kast liggen. Elke leider is ingeroosterd om ongeveer om de week het programma te bedenken en voor te bereiden. Dit kost vaak ergens tussen 1 en 6 uur per keer. Als er echt bijzondere plannen zijn dan kan dat aantal in de tientallen uren lopen. Voor het voorbereiden van een zomerkamp praat je over enkele honderden manuren, nog voor vertrek. Onbetaald.
Als het al lastig is om te verwoorden waarom je onbetaald je vrije tijd zou ‘weggeven’, dan is het al helemaal lastig om uit te leggen waarom het de moeite waard is om geld toe te leggen. Toch is dat wat er in de praktijk meestal gebeurt. In tegenstelling tot bij veel sporten zijn er geen onkostenvergoedingen. Hoogstens de materialen die direct voor de spellen worden gebruikt worden betaald. Even met de auto ergens wat geleende spullen ophalen? Er is geen vergoeding voor de gereden kilometers. Is een leider zo enthousiast over een leuk programma-idee dat niet volledig in het budget past dan gebeurt het niet zelden dat er voor wordt gekozen om het uit eigen zak te betalen. Dat zou niet de bedoeling moeten zijn, maar het geeft wel aan hoe enthousiast we ergens over kunnen worden en hoe belangrijk we het vinden om steeds nieuwe, leuke dingen aan te bieden aan de leden.
Deze benadering was tot een paar jaar geleden ook van toepassing op de jaarlijkse zomerkampen. Leiding werkt zich een week lang, met veel plezier, in het zweet om de kinderen te vermaken. Desondanks was het destijds gewoon dat de leiders zelf hetzelfde bedrag betaalden als de leden om zo de kosten voor de kinderen laag te houden. 120 euro om een week te mogen werken. Daar is inmiddels een einde aan gekomen, maar ook nu wordt elk extraatje voor de leiding op kamp buiten de normale uitgaven gewoon uit eigen zak betaald.
Naast de voorbereidingen en de aanwezigheid op zaterdag wordt van elke leider verwacht dat zij/hij elk jaar in de organisatie van minstens 1 groepsfeest zitting neemt. Voeg daar wat administratieve taken bij en de gemiddelde leider doneert toch al gauw naast studie, baan en/of gezin wekelijks zo’n 6 uur aan de groep.
Hoe raar dat misschien ook klinkt: dat is niet genoeg. Zonder verdere inspanning zou er geen geld zijn om de groep draaiende te houden, zou er geen onderlinge communicatie zijn tussen de speltakken, zou er geen relatie kunnen worden onderhouden met externe partijen zoals de gemeente en zou het onderhoud van spelmateriaal en gebouwen allemaal door duurdere externe partijen gedaan moeten worden.
Gelukkig zijn er nog meer mensen die ons helpen en zijn er leiders die naast de genoemde uren nog meer tijd beschikbaar stellen om de groep te ondersteunen. Zo zijn er bestuurders op twee niveaus. De leden van het groepbestuur (leiders) bepalen de koers in de groep qua scoutingspel en qua personele bezetting van de leidingteams. Alle dagelijkse zaken in de groep en de afstemming daarvan tussen de speltakken. Daarnaast zijn er mensen die zich inzetten voor het bestuur van stichting Scouting Castricum. Deze stichting heeft geen enkele inspraak in het spel en de leiding, maar beheert de grond en de gebouwen en verzorgt bijvoorbeeld groot onderhoud.
Als we het daarbij zouden laten dan zou de contributie voor de leden meer dan twee keer zo hoog zijn dan wat nu het geval is. Wij hechten er echter waarde aan dat de hoogte van de contributie nooit een reden mag zijn voor een kind om niet bij scouting te kunnen komen. Een uitgangspunt waar we trots op zijn, maar wat tegelijk maakt dat we nooit ruim in het geld zitten. Mocht u wel in de omstandigheden zijn om ons naast de reguliere contributie verder te ondersteunen (financieel, met spelmateriaal of via sponsoring) dan is dit, na afstemming met de penningmeester of de leiding, altijd zeer welkom (en in specifieke gevallen ook belastingaftrekbaar).
De reden dat de contributie niet twee keer zo hoog is ligt in het feit dat we het stenen gebouw verhuren voor kampen van scholen en andere scoutinggroepen. Met de inkomsten uit dat verhuur is het mogelijk om de contributie dusdanig laag te houden dat het voor bijna iedereen op te brengen is. Het gebouw verhuurt zich echter niet vanzelf. Een vrijwilliger beantwoordt alle mails van potentiële huurders en verstuurt, namens de stichting, huurcontracten. De penningmeester van de stichting int de huurgelden waarna weer een andere vrijwilliger een planning maakt welke vrijwilliger op de afgesproken tijd bij het clubhuis kan staan om een groep binnen te laten en eventueel last-minute nog snel wat dingen schoon te maken. Als de groep een paar dagen later weer vertrekt komt bij voorkeur dezelfde vrijwilliger weer naar het gebouw voor een korte inspectie en het in ontvangst nemen van de sleutels. Omdat een vers gedweilde, natte vloer er altijd schoner uitziet dan die zelfde vloer als hij een uur later opgedroogd en dof is scheelt het verwarring en discussie als elke huurder met dezelfde vrijwilliger te maken heeft bij aankomst en vertrek. Groepen wisselen doorgaans rond het middaguur waardoor deze klus vaak (tegen een minimale, symbolische onkostenvergoeding) door ouders en studenten wordt gedaan. Door die lastige tijden is dit team altijd op zoek naar nieuwe vrijwilligers.
Voeg hierbij dat van tijd tot tijd ouders bijspringen door klussen in en om het clubhuis te doen en u heeft een aardig compleet beeld van het vrijwilligerswerk bij de groep.
Aan het einde van dit uitgebreide verhaal nog een voetnoot over leiding die besluit buiten de groep te solliciteren naar functies bij landelijke of internationale scoutingkampen. Kampen die we van harte aanbevelen voor uw kinderen. Bij die kampen is het altijd normaal dat staf betaalt om het evenement mede mogelijk te maken. Om een concreet voorbeeld te geven: stafleden voor de Wereld Jamboree in Zweden in 2011, het grootste internationale scoutingkamp, organiseerden 4 voorbereidingsweekenden voor de (800) deelnemers die ze onder hun hoede hadden en begeleidden ze tijdens een week voorreis en de 11 dagen van het kamp en betaalden daar zelf ook nog 2500+ euro voor.
Betalen om je in te mogen zetten. Voor ons is het allemaal normaal en we doen het graag. Maar het voelt wel evengoed als een heleboel werk om het alle kinderen/leden zo leuk mogelijk te maken. Dat kaartje van een kind of die chocoladereep bij terugkomst van een zomerkamp als bedankje van ouders voor een leuke week is toch altijd een fijn gebaar dat de inzet van vrijwilligers wordt gezien en gewaardeerd.